三七五解約及代書處理過程問題 - 法律

各位大大們好

前陣子，長輩遇到三七五減租契約解約內容，
出租人已移民，
目前全權委託代書協助辦理解約與過戶，
但問題在這裡，
因牽扯承租人太多，代書進行溝通交涉，
過程中所有交涉內容，無與代書簽訂任何文件，
該名代書於討論過程中，都很臨時隨意草畫土地分割圖，並無正式文件，
但在所有承租人員並沒有取得共識情況下，
代書卻已協助某方承租人進行過戶及交稅完畢。

年後，長輩這邊卻收到調解委員會的告知單

因此有幾個問題想請教法律人，
1.代書此番辦理流程是否有疏失？
2.後續輾轉聯繫出租人，對於調解情勢並不知情，且對於中間代書與我方訴求，也都無全
然告知，請問這樣是否能夠提出替換代書？
3.出租人雖已委託給代書，但調解過程時，是否可要求出租人也出席進行協調？
4.長輩持續有耕農、也有定時繳租，但其中土地小部分因於幾十年前，有部分是屬於違建
（範圍很小），請問該部分是否會影響租約？

謝謝大家～

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